Hoe organiseer ik een company skitrip?

Na maanden van videobellen en afgelaste vrijdagnamiddagpintjes met je collega’s is de drang naar teambuildingsevents groter dan ooit. En wat is dan leuker dan op skivakantie gaan met je collega’s? Groepsreizen organiseren is iets dat ik geweldig leuk vind. Het is een passie die destijds begonnen is in mijn studiejaren en mij vandaag nog steeds bezighoudt. Weinig zaken geven me meer voldoending dan een hoop blije en dankbare gezichten te zien in een besneeuwd landschap tijdens een trip die ik zelf ineen heb gebokst. In dit artikel zet ik een praktische aanpak uiteen zodat jij als toekomstig reisleider ook onvergetelijke skitrips kan organiseren, specifiek in de context van skitrips met je collega’s.

1. Reiswensen

Je hebt gelijkgezinde, sneeuwlievende collega’s aan de koffiemachine al warm gekregen voor een skitrip? Geweldig! Het eerste zaadje voor een geweldige trip is nu geplant. Idealiter gaan er zoveel mogelijk collega’s van je team of bedrijf mee. Jij en je collega Joris verwachten heel de dag poeder te rijden, terwijl Inge van de boekhouding liefst met een Aperol-Spritz de zon aanschouwt en Kurt van sales direct de après-ski induikt.

Daarom is het belangrijk om een zicht te krijgen op de verschillende reiswensen. Een eenvoudige poll per mail of in Microsoft Teams kunnen hiervoor volstaan, maar evengoed gesprekken in de wandelgangen. De belangrijkste eerste vraag is heel simpel: heb jij interesse om met onze bedrijfsskitrip mee te gaan? Laat de antwoordkeuze in: ja-misschien-nee. Dit is nuttig om een inschatting te krijgen van het aantal deelnemers. Peil vervolgens naar wat zij belangrijk vinden op een skivakantie met collega’s. Een geschikte volgende vraag is: ‘Welke drie zaken vind jij onmisbaar voor een geweldige skitrip?’ Een uitdagend skigebied, sfeervol dorp, uitgebreid diner, après-ski, terrasjes, activiteiten, …?

Je zal in de antwoorden grofweg drie profielen van reisgangers kunnen schetsen:

• De die-hard kilometervreters of powder chasers: zij zijn als eerste op het ontbijt en nemen de laatste lift naar boven. Dit type overtuig je met een knap skigebied waar gevorderden uitdagende mogelijkheden hebben. Een lijstje met uitdagende gebieden vind je hier.
• De après-ski ganger: deze vind je enkel in het hotel om te slapen, haalt meestal het ontbijt niet. Geniet van zijn of haar drankje op een zonovergoten terras naast de piste en kan luidkeels onze après-ski top 10 meebrullen. Ziet zijn droombestemmingen - denk aan Gerlos, Ischgl of Saalbach - hier opgelijst staan.
• De niet-skiërs: dit is een belangrijke groep die je niet mag onderschatten. Zij gaan mee om te genieten van sneeuwwandelingen, wellness en bezienswaardigheden. Spontaan denk ik aan het Zillertal met de ijsgrot in de Hintertuxer Gletscher, het Braukunsthaus (brouwerij van het Zillertaler bier) en de thermen in Fügen. Ook het bruisende Sölden met o.a. de 007-Elements expositie en imposante Aqua Dome in Längenfeld is een aanrader.

Heb je zelf suggesties voor deze drie profielen? Laat ze weten in comments!

2. Zoek een bestemming

Op basis van de antwoorden die je in de bevraging hebt verkregen, moet jij als reisleider keuzes gaan maken. Je kan de antwoorden objectief naast elkaar zetten in bijvoorbeeld een Venndiagram om de beslissing te vergemakkelijken. Zo kan je makkelijk zien hoeveel overlap er is tussen de criteria en welke het zwaarst doorwegen.

Eens de keuze gemaakt is, kan je onze handige skigebiedenzoeker gebruiken om een aantal geschikte bestemmingen te vinden.

3. Niet te vergeten details

Twee zaken die sterk de prijszetting bepalen zijn je verblijf en het vervoer. Van een verblijf in een 5-sterren resort met vervoer met dream class touringcar zal niemand slechter worden, behalve ieders portemonnee. Oververmoeid naar huis rijden met de auto na een week in een te krap appartement zal je extra après-ski budget opleveren, maar kan je bezwaarlijk een droomvakantie noemen. Een hotel met paar sterren minder en een normale touringcar kunnen een mooie middenweg zijn.

Bekijk met je baas of er een vorm van sponsoring kan komen vanuit het bedrijf. Zo’n reis is een geweldige vorm van teambuilding en marketing, dus een firma heeft hier zeker bij te winnen. Maak een breakdown van je kosten - verblijf, skipas, vervoer, … - en bekijk dit samen met je baas of management. Daarnaast voorzie je best in de reissom een budget dat je als reisleiding zelf kan invullen. Hiermee betaal je de eerste rondjes in de après-ski, snacks & drankjes op de bus, goodies of een leuke groepsactiviteit zoals een rodelavond.

Tot slot ga je ongetwijfeld de vraag krijgen of materiaalhuur mogelijk is, of er maaltijden bij aankomst en vertrek worden voorzien, of er skilessen boekbaar zijn… Allemaal praktische vragen waar je een antwoord op wil kunnen bieden. Door te werken met een touroperator kan je zulke zaken uit handen geven en je meer focussen op een leuke invulling van de reis. Zelf alles boeken is uiteraard ook mogelijk, maar een vrij tijdrovende klus. Touroperators zijn er voldoende, vraag gerust enkele offertes aan op basis van jullie voorkeuren en geschatte groepsgrootte. Door ze met elkaar te vergelijken kom je ongetwijfeld op de perfecte deal uit.

4. Promo en voorpret

Van zodra het reisvoorstel vastligt, kan je starten met de promo. Je wilt immers alle gereserveerde plaatsen ingevuld krijgen. Promo en voorpret van de reis hangen nauw samen, het ene versterkt het andere. De basis van je promo is het verspreiden van een duidelijke one-pager met daarop alle reisdetails. Bijkomend kan je nog enkele leuke acties ondernemen:

• Een infosessie tijdens de lunch of aan het einde van de werkdag. Voorzie een typisch wintersportelement, zoals warme chocolademelk met slagroom of (alcoholvrije) glühwein;
• Maak een leuke teaservideo; een ideaal moment om beelden van een vorige trip weer boven te halen. Inspiratie genoeg op YouTube;
• Organiseer een pré-ski avond in een indoor skihal;
• Maak een countdown-klok die je deelt en/of projecteert.

5. Laatste voorbereidingen

Ondertussen volg je als reisleiding de inschrijvingen verder op, communiceer je wat de uiterste inschrijfdatum is. Touroperators hebben vaak reisleiding ter plekke. Probeer op voorhand al contact te leggen met deze mensen voor het plannen van leuke activiteiten of het regelen van kortingen in bars en restaurants. Enkele dagen voor vertrek raad ik aan om een aantal kopieën te maken van belangrijke documenten, zoals deelnemerslijsten, buslijsten, skiverhuurlijsten, etc. Zulke zaken in papiervorm op zak hebben is erg handig en behoedt je voor brakke Wi-Fi verbindingen en een telefoon die het laat afweten door de koude.

Tot hier de voorbereidingen, een fijne reis gewenst!

Deze namen zijn indicatief, elke gelijkenis met de realiteit berust louter op toeval